Assistante administrative / Coordination administrative (H/F)

Le Centre d'Insertion des Bois-Blancs (CIBB), structure d'insertion par l'activité économique et organisme de formation implanté à Lille, recrute une Assistante administrative pour renforcer son pôle administratif et soutenir ses actions d'insertion et de formation.

Missions principales :

Au sein d'une équipe engagée, vous assurez la gestion administrative centrale du CIBB et contribuez au bon fonctionnement des Ateliers Chantiers d'Insertion (ACI) et du Centre de formation.

• 1. Gestion administrative des salariés en insertion

• Constitution, mise à jour et archivage des dossiers individuels.
• Suivi des entrées, sorties, contrats, avenants, pièces justificatives.
• Gestion des présences, absences, arrêts maladie, sanctions.
• Préparation des documents pour les CIP et les encadrants techniques.
• Mise à jour des tableaux de bord mensuels, trimestriels et annuels.
• Transmission des informations aux financeurs (DDETS, Pôle emploi, MEL, Villes).

• 2. Appui administratif aux Ateliers Chantiers d'Insertion

• Collecte et traitement des données des ateliers (activités, bilans, présences).
• Préparation des documents pour les encadrants (plannings, fiches, rapports).
• Coordination des informations entre ateliers et direction.
• Préparation des convocations, rendez vous, bilans et suivis.
• Transmission des informations administratives aux partenaires institutionnels.

• 3. Gestion administrative des actions de formation

• Préparation des convocations, feuilles d'émargement, attestations.
• Suivi des stagiaires et des dossiers pédagogiques.
• Gestion administrative avec les OPCO, financeurs et entreprises clientes.
• Archivage des documents réglementaires liés à la formation.

• 4. Accueil et relation usagers

• Accueil physique des salariés, partenaires, visiteurs.
• Gestion du standard téléphonique.
• Orientation du public vers les bons interlocuteurs.
• Transmission des informations essentielles aux salariés en insertion.

• 5. Organisation interne et logistique

• Gestion des salles, plannings, réunions internes et externes.
• Suivi des fournitures, matériel, consommables et contrats de maintenance.
• Classement, archivage, tenue des dossiers administratifs.
• Appui à la direction pour les rapports, bilans et dossiers financeurs.

• 6. Production documentaire et reporting

• Rédaction de courriers, attestations, documents administratifs.
• Rédaction des comptes rendus, notes, synthèses de réunions.
• Mise en forme des bilans, tableaux de bord, rapports d'activité.
• Participation aux audits, contrôles et évaluations

Compétences techniques

• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, messagerie).
• Connaissance des dispositifs d'insertion (ACI, IAE) appréciée.
• Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation (émargements, OPCO).
• Capacité à produire des documents administratifs fiables et structurés.

Compétences organisationnelles

• Rigueur, sens du détail, respect des échéances.
• Capacité à gérer plusieurs flux simultanés.
• Autonomie et sens des priorités.

Compétences relationnelles

• Sens de l'accueil et de l'écoute.
• Aisance relationnelle avec un public varié.
• Diplomatie, patience, stabilité émotionnelle.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Profil recherché

• Expérience en administration, secrétariat, gestion ou coordination.
• Une expérience dans l'insertion, le social ou la formation professionnelle est un plus.
• Capacité à travailler dans une petite structure dynamique.
• Fiabilité, sens du service, engagement.

Conditions du poste

• Contrat : CDD 6 mois, évolutif vers CDI.
• Temps de travail : Temps plein.
• Rémunération : Selon CCNOF + expérience.
• Lieu : Lille - Centre Vauban.
• Présentiel obligatoire
• Horaires :8h30-12h30 / 13h30-17h00