Agent d'accueil (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Pour l'Institut de Formation en Soins Infirmiers d'Ambilly :

MISSIONS PRINCIPALES

Activités transversales au sein du Campus de l'Etoile :

o Accueil téléphonique, physique, courriel et orientation des usagers du bâtiment : Etudiants en soins infirmiers, élèves aides-soignants, stagiaires de la formation continue de l'IFPS, intervenants,...

o Mise à jour des informations diffusées sur l'écran du hall d'entrée

o Gestion des réservations de l'amphithéâtre Françoise Chapelier, en lien avec les besoins d'Annemasse Agglo et de l'IFPS

o Contribution à la sécurisation du bâtiment et des personnes en appliquant les procédures d'usage

o Collaboration avec le factotum du bâtiment

Activités spécifiques à l'IFPS :

o Saisie des absences des apprenants

o Attribution des codes EASILY

o Distribution de documents diverses (certificats de scolarité, cartes étudiantes...)

o Gestion des badges

o Réception et distribution des colis et courriers

o Centralisation/gestion des clés

o Mise à jour des tablettes

o Gestion de la boite mail IFPS

o Distribution des Grades Licence

o Création des étiquettes pour l'Electroclass

o Participation à l'organisation des épreuves de sélection en formation initiale

o Classement, archivage et gestion documentaire

o Gestion de l'écran d'informations institutionnelles

o Préparation des pochettes pour dossiers apprenants à la rentrée

o Saisie des changements de coordonnées des apprenants

o Affectation des numéros d'anonymat

o Participation à la démarche qualité

o Participation aux réunions institutionnelles et aux temps institutionnels (forums, journée portes ouvertes, cérémonie des diplômes...)

EQUIPE, ENVIRONNEMENT

Vous intégrerez, sur une création de poste, une équipe dynamique et volontaire.

Un environnement de travail neuf et connecté, des activités variées au service de la formation des professionnels de santé et de l'enseignement supérieur

Vous pourrez être accompagné(e) à votre prise de poste avec une période de tutorat et vous voir proposer des formations en fonction des besoins.

CONDITIONS PARTICULIERES DE TRAVAIL

Recrutement en CDD de trois renouvelable sur poste vacant, mutation ou détachement

Poste accessible aux titulaires (grade d'adjoint administratif) et contractuels

37h00 hebdomadaires

25 CA, 12 RTT, 2 Congés Hors saison

Fermeture de l'institut 1 semaine en fin d'année civile et 1 semaine durant les congés de printemps.

Amplitude horaire variable de 8h à 17h selon planning.

Repos week-end et jours fériés.

Prise de poste : à compter 04 janvier 2027

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances, compétences et aptitudes requises :

• Sens des responsabilités, de l'organisation, de l'anticipation
• Rigueur intellectuelle
• Aptitudes relationnelles, honnêteté, diplomatie, écoute, goût pour le travail en équipe
• Esprit d'initiative, autonomie, curiosité, discrétion professionnelle
• Aisance avec les outils informatiques : maîtrise de l'informatique, des outils bureautiques (Word, Excel ...) et logiciels métiers ( formation proposée sur le logiciel principal)