Chargé/e scolarité (H/F)

Accompagnement des étudiants dans leur scolarité

Accompagner les étudiants : accueil physique et téléphonique, gestion des mails et des tickets d'assistance GLPI

Répondre aux questions des étudiants au sujet de leur scolarité (EDT, relevés de notes, cartes étudiants, certificats, attestations, salles et espaces de travail.)

Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants : détecter d'éventuels dysfonctionnements ou difficultés dans le déroulement de L'année

Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des étudiants tout au long de leurs cursus

Assister les étudiants dans les inscriptions administratives et délivrer les cartes étudiantes

Gérer les différents actes administratifs liés aux études : relevés de notes, attestations de réussite, diplômes.

Apporter un support aux étudiants dans toutes les démarches administratives liées à leur scolarité et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques (cellule Handicap, gestionnaire mobilité internationale, .)

Suivre les étudiants à statuts particuliers (boursiers, dispensés d'assiduité, AHN, SHN.)

Accompagnement des enseignant(e)s dans la mise en œuvre de leurs formations

Organiser les demandes de reprographie

Réserver les salles de cours

Aider à la correction des QCM

Aider à la saisie des notes

Aider à l'organisation des examens : préparation des salles, planification, recrutement des surveillants, informations aux étudiants, centralisation des sujets, des copies et des notes

Maintenir le lien avec le. la responsable orientation et suivi pédagogique (ROSP) ainsi qu'avec les Responsables de formation.

Amélioration Continue

Participer à l'ensemble des démarches d'amélioration continue (rédaction des procédures,.)

Contribuer à paramétrer les outils liés à la Scolarité

Faire remonter les indicateurs de suivi

Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions

Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures

Maîtriser les régimes pédagogiques, maquettes et MCC et leurs évolutions

Gérer les demandes d'inscription administrative hors délai et les recours grâcieux

Maîtriser les réglementations liées à la scolarité et à l'accueil du public en général

Faire appliquer les circulaires, instructions et directives de la hiérarchie

Sujétions particulières : Déplacements sur les différents sites de l'INSPE. Pics d'activité en lien avec le

calendrier universitaire et en particulier disponibilité pendant la période des

examens.

Connaissances (savoir)

Maîtriser l'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur

Maîtriser la réglementation relative à la scolarité (inscriptions administratives et pédagogiques, examens, bourses et stages)

Accueillir et accompagner les usagers

Compétences opérationnelles (savoir-faire)

Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité

Maitriser les outils de bureautique Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Posséder une bonne expression orale et écrite

Compétences comportementales

Avoir le sens de l'organisation

Savoir travailler en autonomie et en équipe

Excellent relationnel

Esprit d'équipe

Orientation usagers et sens du service

Polyvalence

Réactivité et adaptabilité