Office Manager (H/F)

Périmètre :

Chez Fairbrics, l'Office Manager joue un rôle transversal clé au cœur des opérations quotidiennes

de l'entreprise, en France et en Belgique. Rattaché(e) à la direction des opérations, ce poste garantit

le bon fonctionnement du bureau, soutient les processus administratifs et financiers, et contribue aux

initiatives RH et d'engagement des équipes.

Missions

Gestion du bureau (Office Management)

• Superviser et optimiser l'environnement de travail, y compris la gestion des fournitures, du matériel informatique, du mobilier et de l'organisation générale des espaces.
• Piloter les projets liés au bureau tels que les déménagements, l'aménagement de nouveaux locaux ou l'acquisition de nouveaux équipements.
• Gérer les relations avec l'ensemble des prestataires externes liés au bureau (maintenance, nettoyage, réparations, fournisseurs d'équipements, etc.).
• Comparer régulièrement les fournisseurs et prestataires de services du bureau afin d'optimiser les coûts et la qualité de service.
• Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice principal(e) pour les questions administratives liées au bureau

(assurances, bailleur, conformité réglementaire, etc.).

• Assurer un support informatique de premier niveau (dépannage) ou coordonner les prestataires informatiques pour la résolution rapide des incidents techniques mineurs.
• Veiller à ce que le bureau reste un espace de travail accueillant, sûr et bien entretenu pour l'équipe.

Soutien aux opérations (Business Operations Support)

• Traiter et suivre les factures fournisseurs, vérifier leur conformité et préparer les paiements.
• Être le point de contact principal pour l'organisation des déplacements professionnels et les notes de frais.
• Identifier et mettre en œuvre de manière proactive des outils et des améliorations de processus pour renforcer l'efficacité du bureau.
• Participer à la conception, à la formalisation et à l'amélioration continue des procédures internes

(informatique, achats, etc.).

• Contribuer au suivi budgétaire des dépenses liées au bureau et des petits achats opérationnels.

Engagement des collaborateurs (Employee Engagement)

• Apporter ponctuellement un soutien administratif au Responsable RH pour les sujets liés à la santé au travail (documentation et prise de rendez-vous).
• Coordonner le processus d'intégration des nouveaux collaborateurs, incluant la préparation du poste de travail, la configuration des outils informatiques et la présentation de l'entreprise.
• Organiser et gérer les événements internes de l'entreprise (team building annuel, fête de Noël, petits- déjeuners mensuels, etc.) afin de renforcer l'esprit d'équipe et l'engagement.
• Initier des actions pour célébrer les temps forts de l'équipe (anniversaires, réussites personnelles, succès de l'entreprise) et promouvoir une culture de travail positive.
• Mener régulièrement des enquêtes ou des échanges informels afin d'identifier des pistes d'amélioration de la vie au bureau et du bien-être des salariés.

Communication interne (Internal Communication)

• Assurer une bonne circulation de l'information au sein de l'entreprise via la gestion des newsletters internes, des annonces et des panneaux d'affichage.
• Être le point central pour le partage des actualités de l'entreprise, des informations du bureau et des événements d'équipe.

A noter que ce poste un niveau d'anglais courant afin de de pouvoir communiquer avec nos collègues internationaux.

La description de poste ci-dessus n'est pas exhaustive et peut évoluer au fil du temps en fonction des

besoins de l'entreprise et des compétences de la personne en poste.