Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

Nous cherchons de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin, aujourd'hui et pour l'avenir. Nos valeurs de bienveillance, de courage et de curiosité guident notre façon de travailler et la manière dont nous nous traitons les uns les autres.

À propos du poste

Rio Tinto ATS (Aluminium Technology Solutions) conçoit et industrialise des solutions innovantes pour la production de l'aluminium primaire au sein de ses départements basés à Voreppe, à Saint-Jean-de-Maurienne ainsi qu'à Jonquière, au Québec (anglais courant requis).

Nous sommes à la recherche d'un(e) Technicien(ne) Gestionnaire Administratif et Commercial au sein du département Services, Produits et Partenariats pour assurer le suivi administratif des activités commerciales et de gestion au quotidien, en soutien aux équipes de vente, afin de garantir le bon traitement des dossiers et des commandes, la qualité des données et la satisfaction des clients.

Il s'agit d'une excellente occasion pour une personne autonome, dynamique et curieuse, possédant au moins 10 ans d'expérience professionnelle, de contribuer aux défis de l'industrie de l'aluminium.

Relevant du Directeur du Département et travaillant en binôme dans un environnement stimulant et intéressant, vous aurez les responsabilités suivantes :

Gestion des dossiers spécifiques

Contrats de maintenance logiciel : renouvellement, tarification et facturation

Pièces détachées : lien avec les clients et partenaires, gestion des délais, logistique et facturation

Taxes pays tiers : suivi des missions locales, lien avec la facturation, les impôts et les équipes Finance

Événements internationaux : préparation, coordination et facilitation de rencontres entre clients

Support aux équipes commerciales

Assister les commerciaux dans la gestion des dossiers clients

Préparer des documents administratifs : offres, contrats simples et fiches clients

Répondre aux demandes courantes des clients : suivi des commandes et documents

Mise à jour les bases de données clients

Suivi et reporting

Mettre à jour les tableaux de suivi des ventes

Participer à l'élaboration de reportings : volume, chiffre d'affaires, commandes et paiements

Vérifier la cohérence des données saisies

Gestion des processus et amélioration continue

Appliquer les procédures administratives, commerciales et de gestion en vigueur

Signaler les anomalies ou dysfonctionnements dans le traitement des commandes ou des données

Proposer des améliorations des pratiques : organisation, outils et fichiers de suivi

Participer à la mise à jour des modes opératoires et des procédures internes

Contribuer à l'amélioration de la qualité des données : clients, commandes et facturation

Accompagner la mise en place ou l'évolution d'outils ERP et CRM au niveau opérationnel

Gestion des commandes et des ventes en support du binôme

Saisir et suivre les commandes clients dans l'ERP

Vérifier les informations : tarifs, conditions commerciales et références

Assurer le suivi des livraisons et des délais

Traiter les accusés de réception et les confirmations de commande

Facturation et suivi administratif en support du binôme

Préparer et éditer les factures

Suivre les éléments de facturation : avoirs et écarts

Participer au traitement des litiges simples : prix, quantités et délais

Assurer le classement et l'archivage des documents commerciaux

À propos de vous

Compétences techniques attendues

Anglais professionnel

Bonne maîtrise des outils bureautiques et de reporting : Excel, Outlook, Word et Power BI

Connaissance d'un ERP, comme SAP ou Oracle, et/ou d'un CRM

Notions de base des processus de vente, de facturation, de comptabilité générale : facturation, avoirs et suivi des règlements

Savoir-être:

Rigueur et sens de l'organisation

Fiabilité et attention aux détails

Sens du service client

Bon relationnel