Assistant / Assistante achat

MISSION GENERALE / FINALITE :

L'assistant(e) approvisionnement s'assure du bon acheminement des flux de matières premières, composants, équipements ou produits nécessaires à la production industrielle. Il/elle veille à l'optimisation des niveaux de stock, à la disponibilité des articles requis, à la bonne circulation des échanges avec les fournisseurs et au respect des exigences qualité, tout en assurant le respect des délais et des budgets définis par l'entreprise.

A partir de la liste des achats transmises par l'Acheteuse, pour les Départements SAV et Production :

Prépare les projets d'achats :

• Accompagne l'acheteuse dans ses échanges avec les parties prenantes internes à chaque étape du processus d'achat
• Recueille les besoins et rédige les cahiers des charges destinés aux fournisseurs, sous la coordination de l'acheteuse
• Prépare la phase de négociation en constituant les dossiers fournisseurs et en recueillant les éléments nécessaires à l'argumentaire ou à la vigilance
• Saisi, contrôle et enregistre les factures « facture-commande »
• Effectue l'analyse des achats, opère leur classification par famille
• Rédige les comptes-rendus des réunions de l'équipe.
• Optimise les plannings d'achats.

Assure les relations commerciales avec les fournisseurs :

• Prospecte le marché, s'informe sur les nouveaux fournisseurs potentiels et actualise la base de données
• Lance les consultations, effectue des demandes de devis pour les équipements, composants et matériels, exploite et compare les offres sous validation l'acheteuse
• Traite et saisit les tarifs, vérifie leur cohérence et actualise les conditions contractuelles
• S'assure de l'exécution des contrats et relance si besoin, les fournisseurs et prestataires pour éviter des retards
• Assure un soutien auprès des fournisseurs en détectant les risques d'incidents

Gestion administrative des commandes et le suivi de la supply chain

• Contribue à l'amélioration continue des processus d'approvisionnement et de gestion des stocks en collaboration étroite avec les équipes achats, logistique et SAV
• Contrôle les paramètres d'approvisionnement : niveau des stocks, délais et conformité des livraisons (quantité, qualité)
• Émet les bons de commande et vérifie leur validation avec les accusés de réception (AR), gère et contrôle les bons de réception, de livraison, ainsi que les factures et règlements
• Produit et met à jour les reportings et les tableaux de bord des activités
• Gére l'approvisionnement par fournisseur (calcul des besoins, élaboration des plans d'approvisionnement, .)
• Actualise la base ERP, fournisseurs, sous-traitants, prestataires
• Elabore des statistiques pour préparer les analyses de l'acheteuse
• Collabore avec la Supply chain pour anticiper les besoins en approvisionnement en fonction des prévisions de production
• Traite les dossiers de contentieux simples (litiges, réclamations) en collaboration avec l'Acheteuse et le Responsable Supply chain
• Suit et planifie les commandes de location d'engin et d'équipement en collaboration avec les chargés d'affaires
• Actualise la base de données fournisseurs, prix, article sur l'ERP
• Classe et archive les documents administratifs et achats.

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES :

• Maîtrise des outils bureautiques et de l'ERP
• Maîtrise des outils de sourcing et des plateformes d'approvisionnement
• Maîtrise des méthodologies et des processus achats
• Connaissance approfondie des process achats, incluant la gestion des appels à consultation
• Bonnes connaissances des produits de l'entreprise
• Connaissance de la procédure pour les appels à consultation
• Bonnes Connaissance des machines et des outils de chantier
• Maîtrise des méthodes d'archivage et de la gestion documentaire garantissant la traçabilité et la conformité des opérations