Secrétaire (H/F)

Missions principales

Accueil téléphonique et physique

Gestion des courriers et e-mails

Rédaction et mise en forme de documents

Classement et archivage

Gestion des agendas et des rendez-vous

Suivi administratif des dossiers

Compétences requises

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

• D'établir les ordres de réparation et les devis ;
• De réaliser la facturation au taux différentiel conformément aux barèmes des compagnies d'assurance ;
• De transmettre les données télématiques (Darva) ;
• D'effectuer les expertises à distance (EAD) ;
• D'Assurer la gestion des encaissements liés aux franchises proportionnelles, à la TVA et, le cas échéant, à la vétusté, conformément aux modalités de prise en charge définies avant l'intervention.
• D'établir les factures destinées aux clients et aux compagnies d'assurances.
• D'assurer le classement, le suivi et l'archivage des documents administratifs.
• D'effectuer les relances des impayés auprès des clients et des compagnies d'assurances.
• Rédiger, saisir et mettre en forme divers documents et courriers administratifs.
• Contrôler et rapprocher les bons de livraison avec les factures fournisseurs.
• D'assurer le suivi des avoirs relatifs aux pièces retournées.
• Constituer, gérer et suivre les dossiers de prêt des véhicules de courtoisie.
• D'assurer la gestion et le suivi des contraventions et amendes.
• Veiller à l'application des procédures qualité en vigueur au sein de l'entreprise.
• Assister et effectuer les tâches confiées selon les instructions établies par le chef d'atelier.

Bonne expression écrite et orale

Sens de l'organisation

Rigueur et discrétion professionnelle

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Bon relationnel