Administrative Coordinator / Family Office / FR DE / K (H/F)

Luxembourg

Vous recherchez une fonction administrative qui vous permette de sortir de l'assistanat traditionnel, de gagner en autonomie et d'évoluer dans un environnement immobilier particulier/ièrement qualitatif ?

Nous accompagnons actuellement un Family Office prestigieux établi à Grevenmacher dans la création d'un nouveau poste d'Administrative Assistant, directement lié à la gestion de son portefeuille immobilier.

Vous rejoindrez une structure d'environ collaborateurs, caractérisée par une excellente ambiance interne, des circuits de décision courts et une véritable proximité entre les équipes.

L'intérêt de cette opportunité réside surtout dans son environnement et dans la diversité de la fonction : vous travaillerez directement aux côtés des personnes responsables du Building / Facility Management et deviendrez progressivement un véritable point de coordination pour l'ensemble des sujets administratifs liés aux immeubles du portefeuille.

Il ne s'agit donc pas d'un poste d'assistanat classique. Vous aurez votre propre périmètre de responsabilités, une visibilité concrète sur les opérations immobilier/ières et la possibilité de développer une expertise particulier/ièrement intéressant/ante sur le long terme.

Votre rôle

Votre objectif sera avant tout de fluidifier et sécuriser le suivi administratif des différents bâtiments, en faisant le lien entre les équipes internes et les nombreux intervenants externes.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Coordonner les échanges avec les prestataires, fournisseurs et différents intervenants liés aux immeubles

Devenir l'un des principaux points de contact administratifs pour les bureaux, locataires et autres parties prenant/antes

Assurer le suivi des offres, bons de commande, contrats et factures, en veillant à leur cohérence avec les budgets validés

Accompagner administrativement les travaux, interventions et différents projets immobiliers

Assurer un suivi structuré des budgets, documents et informations nécessaires au bon fonctionnement des bâtiments

Participer à la gestion quotidien/ienne des accès, clés, badges, arrivées et départs

Maintenir une documentation claire et structurée et garantir un suivi rigoureux des dossiers en cours

Vous bénéficierez ainsi d'une vision globale du fonctionnement d'un portefeuille immobilier, sans devoir assurer vous-même la gestion technique des bâtiments.

Votre profil

Notre client recherche avant tout une personne fiable, organisée et suffisamment expérimentée pour gérer son périmètre avec autonomie.

Vous disposez d'une expérience confirmée en administration, assistanat de direction ou gestion administrative

Une expérience dans l'immobilier, le Property Management, le Building Management ou la gestion d'immeubles constituera un réel avantage

Vous maîtrisez impérativement le français et l'allemand, ces deux langues étant utilisées dans le cadre quotidien de la fonction

Vous êtes à l'aise avec Excel et le Pack OfficeVous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre fiabilité

Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, établir vos priorités et assurer un suivi jusqu'à leur finalisation

Vous recherchez avant tout une collaboration stable et à long terme idéalement à proximité de Grevenmacher ou dans l'est du Luxembourg, afin de conserver un trajet quotidien raisonnable

La maîtrise du luxembourgeois représente un avantage supplémentaire.