Assistant·e de Direction-POLYTECH (H/F)

RESPONSABILITÉS : Gestion du secrétariat de la Direction et suivi des conventions • Gérer l'agenda, le courrier et mettre en forme les documents • Assurer l'accueil et l'information des personnels, vacataires, étudiants • Gestion des conventions et leurs suivis sur tableaux de bord • Recevoir, filtrer et traiter les informations destinées à la Direction • Procéder aux réservations de salles et d'équipements • Assurer l'archivage / référent archive et participation aux réunions Gestion RH : • Contrats et paie des vacataires de 2 départements d'enseignements • Diffusion de l'information auprès des vacataires • Saisie des charges d'enseignement sous PCE • Saisie de la paie des vacataires-Suivi des dossiers dans PCE • Travail d'équipe avec le gestionnaire des contrats vacataires • Gestion des dossiers des surveillants extérieurs (contrat, paie) et contrats étudiants • Carrières RH enseignants et enseignants-chercheurs • Diffusion des informations relatives aux carrières des personnels • Suivi des calendriers (recrutement, avancement, etc) • Collecte des dossiers • Classement des pièces administratives dans les dossiers numériques des agents • Relais avec le service de la DRH Participation aux dossiers stratégiques • Données certifiées et indicateurs • Dossiers d'accréditation CTI et audits • Gestion des convocations des instances (bureau, Conseil d'École, Conseil de perfectionnement) • Rédaction des comptes-rendus et délibérations (bureaux en alternance) • Diffusion des informations et décisions des instances • Gestion des tableaux de bord Participation à la vie de l'École • Participation aux journées portes ouvertes, forums, etc. PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique • Techniques de présentation écrite et orale • Logiciels de bureautiques • Technique d'élaboration de documents • Culture du domaine Savoir-faire : • Appliquer les techniques du domaine • Gérer les relations avec divers interlocuteurs • Savoir rendre compte • Travailler en équipe • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine Savoir-être : • Autonomie/Confiance en soi • Capacité d'écoute • Réactivité • Rigueur/Fiabilité • Sens du relationnel Compétences particulières : • Maitrise des outils bureautiques • Maitrise des applications PCE / CELCAT -- Poste ouvert uniquement aux contractuels Catégorie/corps : B-Technicien·ne Diplôme minimum requis : Bac Type de contrat et durée : CDD de 11 mois jusqu'au 31/07/2027 Date de prise de poste souhaitée : 01/09/2026 Rémunération brute mensuelle : 1967€ Quotité de travail : 100% Date limite de candidature : Le 28 juin à 11h00. Les entretiens auront lieu le lundi 06 juillet. Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents. Avantages liés au poste : • 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée) • Télétravail possible selon nécessités et organisation du service • Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels • Possibilité de parking du personnel • Parcours d'accueil et formations