Assistant de direction (H/F)

Le poste

Assurer le secrétariat et les différentes missions administratives de la Direction Education et Vie Sportive. Dans un contexte de dématérialisation, l'assistant de direction de la DEVS est notamment chargé de fluidifier la circulation des informations de la DEVS, tant en interne à l'égard des encadrants, qu'en externe à l'égard des services supports et des usagers.
Missions

1. Gestion administrative

- Réalisation/rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, rapports, notes, procès-verbaux de commissions, de réunions) pour la direction.

- Suivi des conventions utilisation des locaux et des conventionnements avec les partenaires.

- Mise à jour des listes d'effectifs (rentrée scolaire, radiations, écoles privées).

- Coordination administrative des mouvements de grève, demande de compensation financière SMA.

- Suivi des diplômes, certificats d'honorabilité.en lien avec la DRH.

2. Gestion organisationnelle de la DEVS

- Gestion des agendas.

- Organisation et planification des réunions et commissions (élaboration des ordres du jour, envoi des invitations, réservation de salle).

- Facilite et garanti l'efficacité de la communication montante et descendante, en interne à la DEVS et en externe avec les services supports et les usagers.

- Référent RH de la direction : assure le lien entre la DRH et la DEVS en ce qui concerne la circulation de l'information montante et descendante (changements dans la situation des agents de la DEVS : emplois du temps, affectations, .).

3. Gestion des outils numériques de la DEVS (Systèmes d'Informations de la DEVS)

- Référent de la DSI.

- Référent du classement et archivage (papier et électronique, GED) des documents administratifs.

- Référent RGPD.

- Administrateur des logiciels métiers de la direction en lien avec la DSI: Concerto ( logiciel de réservation et facturation des services municipaux, restauration scolaire, centres de loisirs, accueils périscolaires) cahier des charges, paramétrage, mises à jour régulières, facturation des services municipaux, formation en interne des utilisateurs - Incovar (logiciel de gestion des temps en interne et remontée des informations à la DRH).

- Référent des outils bureautiques.

- Suivi et actualisation des outils de communication (site internet, espace citoyen, .).

- Participe au costra DSI en mairie.

4. Relations usagers

- Communication avec les parents d'élèves via le portail citoyen (grève, réservation).

- Suivi et gestion de la boîte mail institutionnelle et du logiciel Virtuose Agent.
Profil

- Bac +2, profil administratif avec de fortes compétences en informatique (administration de logiciel, paramétrage, mise à jour)

- Expérience administrative en collectivité souhaitée, si possible dans le domaine de l'Education (petite enfance, enfance, affaires scolaires, .)

- Niveau PIX 5 ou 6

- Compétences en bureautique (logiciel métier CONCERTO idéalement, maîtrise EXCEL, WORD, POWER POINT)

- Très bon niveau rédactionnel, esprit de synthèse

- Connaissance de l'environnement éducatif en collectivité

- Organisation et autonomie

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

- Aisance relationnelle et capacité d'écoute (médiation, résolution de conflit)

- Capacité à travailler en équipe
Conditions d'emploi

- Travail à temps complet - télétravail possible 1 jour / semaine

- 2200€ à 3000€ bruts mensuels selon profil

- Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé

- Prime de fin d'année

- Adhésion au CNAS (action sociale du personnel, chèques vacances, sport, aides enfants.)

- Restauration collective (avec participation employeur)

- Poste accessible aux personnes reconnues en tant que travailleur handicapé (RQTH)