Assistant administratif relations internationales (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Sous la supervision de la cheffe de service Relations internationales et éducation artistique et culturelle et en lien avec le chargé de mission relations internationales.

1/ Mobilités entrantes et sortantes

Pour tous les étudiants inscrits à l'INSPÉ de l'académie de Versailles :

• coordonner les mobilités entrantes et sortantes dans le cadre du programme ERASMUS+, en lien avec la Direction Formations Internationales et Mobilités de CY-Cergy Paris Université.
• Travail collaboratif avec les responsables de formation : traitement des nominations, élaboration des contrats d'étude et des emplois du temps etc
• Travail collaboratif pour le suivi administratif des étudiants Incoming avec les secrétariats pédagogiques (assiduité, relevés de notes etc)
• Secrétariat pédagogique pour les étudiants Erasmus +
• Organisation des soutenances du Portfolio (2 fois par an)
• Suivi des conventions de stage avec le service de la scolarité pour la mobilité sortante de stage
• Suivi des demandes d'hébergement au CROUS
• Coordination des mobilités sortantes d'études.

Pour les personnels de l'INSPÉ composante CY

• Suivi administratif des dossiers de mobilité des personnels

2/ Suivi budgétaire des dépenses du service RI

3/ Valorisation de la politique des RI de l'INSPÉ

• Coordination logistique de la participation de l'INSPÉ aux Erasmus Days CY
• Logistique et suivi administratif de l'accueil de délégations étrangères et de personnels d'universités partenaires
• Participation à la communication externe
• Suivi des demandes sur l'adresse générique

Activités principales :

• Saisir et mettre à jour des bases de données et des tableaux de suivi
• Saisir et mettre à jour des documents divers, les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs concernés
• Traiter les informations et demandes en interne
• Participer aux opérations de logistique du service
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Déplacements sur les 4 sites INSPÉ possibles et à Cergy en centrale.

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir toutes demandes et y répondre
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques de l'environnement Microsoft Office 365 et connaissance de la plateforme Démarches Numériques

Qualités :

• Sens de l'organisation et de respect des délais
• Rigueur et attention aux détails dans la relecture des documents administratifs
• Ouverture et disposition à demander de l'aide
• Réactivité et capacité à gérer des situations imprévues avec efficacité
• Sens relationnel
• Sens du service public : discrétion, déontologie, confidentialité, neutralité
• La connaissance de l'anglais ou d'outils de traduction sont appréciés

Conditions de travail :

Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement) et aux agents non titulaires

CDD de 1 an renouvelable

38h35 hebdomadaire / 52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

Politique de formation interne développée

Poste basé à St Germain en Laye

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération :

• Selon expérience / Grille de la fonction publique d'état (Catégorie C/ATRF) : entre 1500€ et 1750€ net par mois / reprise de la situation administrative pour les titulaires.